טכנולוגיה בשירות עורכי הדין
ענף עורכי הדין עובר שינויים מהותיים בשנים האחרונות ובקצב מהיר מאוד. כניסה כמותית משמעותית מאוד בכל שנה של עורכי דין ( מעל 1,200 עורכי-דין בשנה האחרונה ), צעירים ברובם, המעודכנים טכנולוגית לצד שינויים ועידכונים טכנולוגיים שמבצעות הרשויות על מנת לאפשר עבודה ממוחשבת מקוונת, משנים את פני הענף באופן מהותי. שימוש ושילוב טכנולוגיה במשרדי עורכי דין ישפר את השרות ויגרום לעליה ברווחיות.
7 עצות שיחסכו לכם זמן, כסף ויציבו אתכם בעמדת זינוק תחרותית ויעילה יותר :
- חיבור ומעבר לעבודה דיגיטלית מול כל הרשויות המאפשרות. עבודה מכוונת תחסוך לכם הרבה מאוד זמן וכסף. טיפול בקבצים נוח ופשוט הרבה יותר מאשר טיפול בניירת, ועבודה מול המחשב יכולה להתבצע בכל שעה ומכל מקום ללא תור, חניה, פקקים וכדומה. מעבר ליעילות ולחיסכון הכספי השרות ללקוח יהיה מהיר ויעיל יותר. נט המשפט, מערכת מכוונת של בתי המשפט מאפשרת ניהול אלקטרוני של תיקים ותהליכים הקשורים לעבודה מול בתי המשפט, כולל "דואר אלקטרוני רשום" שהופך לנפוץ יותר ותדירות השימוש בו גדלה בכל יום.
- מערכת ההוצאה לפועל. הייתה מהראשונות המאפשרות חיבור מלא ללשכת ההוצאה לפועל. עיון בהחלטות ופרוטוקולים, והחשוב מכל – הטלת עיקולים בגופים כספיים , בנקים, חברות ביטוח, בתי השקעות והכל מהמשרד או מכל מחשב מרוחק. החיסכון מתורגם לאלפי שעות טלפוניות, שליחויות ולעיתים שעות עבודה ונסיעה רבות של עורך-דין. כיום לא ניתן להתחבר למערכת ההוצל"פ ללא תכנה לניהול משרד אולם רשות האכיפה והגבייה עומלת בימים אילו על פיתוח מערכת חדשה.
- תוכנת ניהול משרד כוללת תהפוך את העבודה שלכם למובנת, מסודרת וקלה הרבה יותר. קיימות כמה חלופות נפוצות בשוק כמו : קומיט, עודכנית, עדי, משפטית. תוכנות אילו יאפשרו לכם ניהול תיקי לקוחות, ניהול כספים, חייבים וגביה, חיפוש ואיתור מידע, תיקים ומסמכים בצורה קלה ונוחה, הגדרות טפסים, עריכת דוחות ומשימות נוספות. למשרדים קטנים עד בינוניים ולאילו שבצמיחה תוכנת ניהול כוללת כזו הינה הכרחית.
- סורקרשת. תיק הלקוח חייב להפוך להיות דיגיטלי. כל התוכנות ותהליכי העבודה החדשניים משתמשים ומאפשרים לעבוד עם מסמכים סרוקים. המכשיר שפעם היה מכונת צילום / מדפסת הפך להיות חשוב פחות ומשימתו העיקרית היום תהיה לסרוק. הקפידו מאוד במוצר זה על אפשרויות הסריקה. קיימים היום מכשירים שיאפשרו סריקה לרשת, לתחנות ואפילו ישירות לתיבת מייל לבחירתכם.
- מנוי מקצועי לאינפורמציה ועדכונים משפטיים. נבו, תקדין, פסק דין, דאטה חוק ומשפט, ומאגרים כדוגמתם מאפשרים נגישות למידע מקצועי וקבלת עדכונים מקצועיים שוטפים בנושאים הרלוונטיים לבחירתכם.
- מיקרוסופט 365. חבילה עסקית שרצוי וכדאי לשקול לאילו הצריכים את הנגישות והזמינות לדואר אלקטרוני, יומן פגישות ואנשי קשר מכל מקום. חבילה מותאמת מאפשרת ניהול יומן ע"י המזכירה, קבלת עדכוני פגישות, ניהול דואר, שיתוף וניהול ספרי טלפון משרדיים ונגישות לאינפורמציה זו מכל מכשיר כמעט, בכל זמן ובכול מקום בו יש נגישות לרשת האינטרנט.
- שרתמשרדי . את כל המבנה הזה לא תוכלו להקים במידה ואין תשתית לתמיכה בו. כלים ומוצרים חדשים שפיתחה מיקרוסופט המכוונים למגזר העסקי הקטן / בינוני, הפכו את השרת לזול וסביר מאוד ברמת המחיר. שרת כזה יהוו בסיס לצמיחה, יאפשר ניהול הרשאות, יעזור לסדר את כל האינפורמציה ויהפוך את כל העבודה לחלקה ויציבה יותר.
לא נדרשת השקעה כספית מידית ומרוכזת. רוב התוכנות וציוד החומרה המוזכרים ניתנים לשימוש על בסיס חודשי או לפריסת תשלומי שכירות / ליסינג.
בשורה התחתונה, בחירת תמהיל המתאים לכם יהיה כלכלי וחסכוני ויציב את המשרד בעמדה טובה יותר המאפשרת תפקוד שוטף, צמיחה עתידית ויאפשר נגישות וזמינות למידע כמעט מכל מקום ובכל זמן.
בהצלחה !
טכנולוגיה בשירות עורכי הדין
כותב המאמר " ברוך פיטוסי" מנכ"ל חברת אופיקס – מרכז שרות לעסקים